Bạn nghỉ một ngày, cơ sở đứng im chờ bạn. Nghe quen không?
Hải là chủ cơ sở nói chuyện với chủ cơ sở. Bài này bóc thẳng vào chỗ bạn đang mắc.
Mục lục nội dung
- Dấu hiệu cơ sở của bạn đang vận hành đội nhóm bằng sức chủ
- Bản chất của vận hành đội nhóm trong nghề làm đẹp
- Bốn bước vận hành đội nhóm để đội chạy khi bạn vắng mặt
- Tư duy ngược về vận hành đội nhóm mà đám đông đang làm ngược lại
- Ba cơ sở làm đẹp đã đổi cách vận hành đội nhóm
- Câu hỏi chủ cơ sở hay hỏi Hải về vận hành đội nhóm
- Vận hành đội nhóm và đường dài của người làm nghề
Phần 1: Dấu hiệu cơ sở của bạn đang vận hành đội nhóm bằng sức chủ
- Bạn nghỉ một ngày, cơ sở đứng im chờ bạn.
- Việc gì cũng phải hỏi bạn mới dám chạy.
- Mỗi nhân viên làm một kiểu, khách nhận ra ngay.
- Khách quen chỉ tin tay bạn, không tin đội.
- Người mới vào, bạn lại dạy lại từ đầu.
- Người giỏi nghỉ việc, tệp khách đi theo họ.
- Bạn ôm cả tư vấn, cả kỹ thuật, cả đăng bài.
- Họp xong ai cũng gật, hôm sau vẫn y cũ.
- Bạn sợ giao việc vì sợ hỏng tay nghề.
- Cuối tháng bạn không biết ai làm được gì.
Phần 2: Bản chất của vận hành đội nhóm trong nghề làm đẹp
Vận hành đội nhóm là việc của quy trình, không phải việc của tính cách
Bạn hay nghĩ đội yếu vì tuyển nhầm người. Hải nhìn khác: phần lớn cơ sở không có quy trình viết ra, nên mỗi người tự đoán một kiểu. Khi cách làm chỉ nằm trong đầu chủ, đội bắt buộc phải hỏi.
Đội chạy bằng sức bạn thì chỉ lớn bằng sức bạn
Một cơ sở chạy bằng sức chủ luôn có trần. Trần đó là số giờ bạn còn tỉnh táo trong ngày. Muốn qua trần, phải chuyển từ làm việc sang giao việc rồi kiểm việc.
Phần 3: Bốn bước vận hành đội nhóm để đội chạy khi bạn vắng mặt
Bước 1 — Viết ra cách làm đang chạy trong đầu bạn
Định vị: Định vị: Đây là bước bạn gỡ tên bạn ra khỏi từng đầu việc.
Cách làm: Cách làm: Ngồi liệt kê mọi việc bạn đang làm trong một tuần. Mỗi việc viết ba dòng: ai làm, làm lúc nào, làm xong thì trông như thế nào.
Ví dụ thực tế: Ví dụ thực tế: Một chủ spa viết ra khâu đón khách, thấy khâu đó có bảy động tác mà chưa ai ngoài chủ biết đủ bảy.
Lời khuyên của Hải: Lời khuyên của Hải: Đừng đợi rảnh mới viết. Viết ngay lúc đang làm, quay điện thoại lại cũng được.
Bước 2 — Giao một đầu việc kèm một thước đo
Định vị: Định vị: Đây là bước đội bắt đầu tự chịu trách nhiệm.
Cách làm: Cách làm: Mỗi người nhận một đầu việc trọn gói, kèm một thước đo nhìn thấy được. Không giao chung chung kiểu phụ một tay.
Ví dụ thực tế: Ví dụ thực tế: Một cơ sở giao hẳn việc nhắn lại khách cũ cho một bạn lễ tân, thước đo là số khách đã nhắn và số khách đã trả lời.
Lời khuyên của Hải: Lời khuyên của Hải: Giao việc mà không có thước đo thì bạn vẫn phải đứng canh. Canh mãi thì bạn không thoát ra được.
Bước 3 — Dựng nhịp họp ngắn thay cho họp dài
Định vị: Định vị: Đây là bước bạn đổi cách kiểm việc.
Cách làm: Cách làm: Mỗi sáng đứng họp thật ngắn. Mỗi người nói ba câu: hôm qua xong gì, hôm nay làm gì, đang vướng gì. Vướng thì ghi ra, xử lý riêng sau.
Ví dụ thực tế: Ví dụ thực tế: Một chủ tiệm đổi buổi họp cuối tuần dài lê thê thành nhịp họp đứng mỗi sáng, và những việc trôi cả tuần bắt đầu bị lộ ra ngay trong ngày.
Lời khuyên của Hải: Lời khuyên của Hải: Họp ngắn nhưng đều còn hơn họp dài mà thưa. Đều mới tạo ra thói quen.
Bước 4 — Ghi lại mỗi lần sửa để không dạy lại lần nữa
Định vị: Định vị: Đây là bước cơ sở của bạn bắt đầu tự nhớ.
Cách làm: Cách làm: Mỗi lần bạn sửa cho nhân viên một lỗi, ghi lỗi đó và cách sửa vào một chỗ chung. Người mới vào đọc chỗ đó trước khi hỏi bạn.
Ví dụ thực tế: Ví dụ thực tế: Một cơ sở phun xăm lập một tệp chung ghi các câu khách hay vặn và câu trả lời đã được chủ duyệt, bạn tư vấn mới chỉ mất vài ngày là bắt nhịp.
Lời khuyên của Hải: Lời khuyên của Hải: Dạy một lần thì mất công một lần. Dạy lại mười lần là bạn đang trả giá cho việc không ghi.
Phần 4: Tư duy ngược về vận hành đội nhóm mà đám đông đang làm ngược lại
| Đám đông đang làm | Cách Hải làm ngược lại |
|---|---|
| Tuyển thêm người khi thấy quá tải | Viết quy trình trước, tuyển sau, vì thêm người vào chỗ lộn xộn chỉ thêm lộn xộn |
| Họp dài cuối tuần để tổng kết | Họp đứng thật ngắn mỗi sáng, tổng kết là chuyện của thước đo chứ không phải chuyện của buổi họp |
| Dạy nghề bằng cách nói miệng | Quay lại một lần rồi cho xem lại, lời nói bay mất còn video thì ở lại |
| Giữ người giỏi bằng lương cao hơn | Giữ người giỏi bằng chỗ đứng rõ ràng và đường đi lên nhìn thấy được |
| Chủ ôm hết khách khó cho yên tâm | Chủ đứng sau đội xử lý khách khó, đội làm sai thì sửa ngay tại chỗ |
| Ra nội quy dày cho mọi tình huống | Ra vài nguyên tắc ngắn ai cũng thuộc, còn lại tin vào phán đoán của đội |
| Chờ có người giỏi rồi mới giao việc | Giao việc nhỏ sớm để người bình thường trở nên giỏi trong tay bạn |
| Đánh giá nhân viên bằng cảm giác chăm chỉ | Đánh giá bằng đúng một thước đo đã thống nhất từ đầu tháng |
| Nhắc việc liên tục trong nhóm chat | Đưa việc lên một bảng chung để ai cũng thấy việc của ai mà không cần nhắc |
| Chờ đội đủ mạnh rồi mới dám nghỉ | Nghỉ thử một ngày ngay tuần này để thấy chỗ nào còn dính vào bạn |
Phần 5: Ba cơ sở làm đẹp đã đổi cách vận hành đội nhóm
Chị Trinh Trần — chủ hai cơ sở nail và một tiệm trà sữa
Bối cảnh: Bối cảnh: Nhiều điểm bán cùng lúc, mỗi nơi một tay nghề, chủ phải chạy qua lại và nơi nào vắng chủ là nơi đó chậm.
Giải pháp: Giải pháp: Viết lại cách làm của từng khâu, quay video mẫu cho khâu dễ sai, mỗi ca có một người chịu trách nhiệm chính thay vì chờ chủ duyệt.
Kết quả: Kết quả: Có nhân viên tự vận hành được điểm bán, chị Trinh Trần rảnh tay lo phần đưa cơ sở ra trước mặt khách thay vì đứng trong tiệm cả ngày.
Chị Hồng Tâm — làm nghề phun xăm và da, đồng thời đi dạy
Bối cảnh: Bối cảnh: Thời gian bị xé giữa spa và lớp học, phần lớn giờ vẫn nằm ở việc tay chân trong tiệm nên không còn chỗ cho việc quản lý.
Giải pháp: Giải pháp: Tách rõ việc nào chỉ chủ làm được và việc nào giao được, giao trước phần chăm khách và theo lịch hẹn, giữ lại phần tay nghề khó.
Kết quả: Kết quả: Chị Hồng Tâm bắt đầu đứng ở vai quản lý nhiều hơn vai thợ chính, và tiệm không còn đứng im những ngày chị lên lớp.
Dáng Hương — đào tạo phun xăm mày, môi, mí, đang giữ hai nhân viên
Bối cảnh: Bối cảnh: Lượng khách rơi sau đợt sáp nhập tỉnh, đội vẫn phải nuôi, mà hai nhân viên thì ai cũng làm chung chung nên không ai có đầu việc của riêng họ.
Giải pháp: Giải pháp: Chia lại đầu việc, một người giữ khách cũ và lịch hẹn, một người giữ phần nội dung đăng lên, mỗi người một thước đo báo cáo hằng tuần.
Kết quả: Kết quả: Đội hết cảnh chờ chủ phân việc theo ngày, và Dáng Hương nhìn ra ngay tuần nào đầu việc nào bị bỏ rơi.
Phần 6: Câu hỏi chủ cơ sở hay hỏi Hải về vận hành đội nhóm
Cơ sở nhỏ chỉ có hai ba người thì có cần vận hành đội nhóm không?
Trả lời: Càng ít người càng cần. Ít người nghĩa là một người nghỉ là gãy một khâu. Có quy trình viết ra thì người còn lại đỡ được ngay.
Viết quy trình mất bao lâu mới xong?
Trả lời: Đừng đặt mục tiêu xong. Mỗi ngày viết một khâu đang chạy, một tuần bạn đã có bộ khung. Bộ khung sửa dần theo thực tế mới sống được.
Giao việc rồi nhân viên làm hỏng thì sao?
Trả lời: Hỏng là chi phí học nghề, và bạn trả rẻ nhất khi giao việc nhỏ. Đừng giao ngay ca khách khó nhất rồi kết luận rằng đội không làm được.
Nhân viên nói bận, không chịu ghi chép thì làm thế nào?
Trả lời: Đừng bắt ghi thêm, hãy đổi cách ghi. Cho quay một đoạn ngắn hoặc nói vào điện thoại rồi gõ lại. Việc ghi phải dễ hơn việc hỏi bạn.
Làm sao biết đội đang chạy đúng khi bạn không có mặt?
Trả lời: Chọn vài thước đo nhìn thấy được, ví dụ số khách được nhắn lại và số lịch hẹn bị trễ. Nhìn thước đo, đừng nhìn cảm giác.
Có nên trả lương theo doanh số cho cả đội không?
Trả lời: Trả theo phần việc người đó thật sự nắm. Gắn thưởng vào thứ họ không điều khiển được thì chỉ tạo ra ấm ức. Hải khuyên bắt đầu từ thước đo đơn giản nhất.
Người giỏi trong tiệm nghỉ việc và kéo khách đi, phòng thế nào?
Trả lời: Đừng để một người giữ toàn bộ quan hệ với khách. Thông tin khách và lịch sử dịch vụ phải nằm ở cơ sở. Người giỏi vẫn nên được giữ, nhưng cơ sở không nên đứng bằng một chân.
Bạn vừa làm thợ chính vừa làm chủ thì bắt đầu từ đâu?
Trả lời: Bắt đầu từ việc không cần tay nghề. Trả lời tin nhắn, nhắc lịch, dọn dẹp dụng cụ, đăng bài. Trả lại tay bạn cho phần chỉ bạn làm được.
Đội đông thì có cần chia trưởng nhóm không?
Trả lời: Cần, khi bạn không còn nhớ nổi tuần này ai đang vướng gì. Trưởng nhóm là người gánh việc kiểm tra hằng ngày, không phải người được thêm chức danh.
Công cụ nào giúp vận hành đội nhóm dễ hơn?
Trả lời: Bảng việc chung và một chỗ lưu quy trình là đủ để bắt đầu, ngay cả khi đó chỉ là một tệp trên điện thoại. Công cụ không cứu được một cách làm chưa rõ ràng.
Phần 7: Vận hành đội nhóm và đường dài của người làm nghề
Nghề làm đẹp sống bằng tay nghề, nhưng lớn lên bằng cách một đội cùng giữ được chất lượng khi bạn không đứng đó.
Muốn xem bức tranh rộng hơn thì Hải đã bóc ở bài [Blueprint] Kế Hoạch Marketing 30 Ngày “Lấp Đầy Lịch Hẹn” Cho Tiệm Mới, còn phần công cụ nằm ở lộ trình học AI cho ngành làm đẹp.
Phần cần người chỉ thì Hỏi thẳng trong nhóm.
Kết luận
Tự đánh giá nhanh
- Bạn nghỉ liền vài ngày thì cơ sở còn chạy đúng nếp không?
- Có ai ngoài bạn đọc được cách làm của từng khâu không?
- Mỗi người trong đội đã có một đầu việc trọn gói của riêng họ chưa?
- Bạn đang đo việc của đội bằng thước đo hay bằng cảm giác?
- Người mới vào tuần này có chỗ để tự học trước khi hỏi bạn không?
- Tuần qua bạn phải sửa lại cùng một lỗi cho cùng một người mấy lần?
- Nếu người giỏi nhất tiệm nghỉ việc ngày mai, cơ sở còn giữ được khách không?
Chưa quá nửa số câu trên trả lời được là có thì cơ sở của bạn đang chạy bằng sức bạn, chưa chạy bằng hệ thống.
Nếu bạn chỉ làm 1 việc hôm nay: Hôm nay chọn đúng một đầu việc bạn đang ôm, viết ra ba dòng ai làm, làm lúc nào, làm xong trông ra sao, rồi giao cho một người kèm một thước đo.
Hải Phạm (Haiphammaster) — Founder & CEO Calita Group.10+ năm thực chiến PMU. Huấn luyện AI Marketing giúp chủ spa xây hệ thống content–sale để ra khách đều và bền.Prime Speaker tại các sự kiện ngành PMU.